Đẩy mạnh tính năng của hợp đồng điện tử trong việc chuyển đổi số tại các doanh nghiệp

Hợp đồng điện tử là xu hướng thế giới hiện nay

Hợp đồng điện tử là gì và đặc điểm nổi trội của công nghệ này

“Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng mà các bên tham gia thỏa thuận về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền và nghĩa vụ gửi đi, nhận lại, đồng thời được lưu trữ trên các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học cùng các phương tiện điện tử khác.”

Như vậy, đây là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,… Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản truyền thống.

Điểm đặc trưng của hợp đồng điện tử là việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác. Thông điệp điện tử là các thông tin được tạo ra, gửi đi, nhận lại và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín, điện báo, email, fax,… Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu. Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp truyền thống.

Để thực hiện ký kết bằng hợp đồng điện tử thì người dùng bắt buộc phải sử dụng các phần mềm ký hợp đồng điện tử được cung cấp bởi các nhà cung cấp đã đăng ký và được cấp phép cung cấp dịch vụ. Hiện nay tại Việt Nam, hành lang pháp lý cho hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử đã hoàn thiện, được bảo vệ bởi Luật pháp và theo quy định của Luật Giao dịch điện tử hiện hành.

“Cánh tay phải” đắc lực trong giao dịch tại các doanh nghiệp

So với các hợp đồng truyền thống thì hiện nay khi giao dịch bằng hợp đồng điện tử các doanh nghiệp không chỉ bảo mật được thông tin mà còn hạn chế tối đa những rủi ro, tránh rách hỏng, thất lạc hay hỏa hoạn cháy nổ do sự cố,… đồng thời việc tra cứu thông tin hợp đồng cũng dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Đối với hợp đồng truyền thống, doanh nghiệp thường phải mất từ 5 đến 8 ngày làm việc và bỏ ra chi phí 50.000 đến 80.000 VNĐ (bao gồm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển…) để hoàn thành một bộ hợp đồng. Trong khi với hợp đồng điện tử, chỉ mất từ vài giây cho việc trình ký và ký kết hợp đồng. Bên cạnh đó, với tính năng ký đồng loạt nhiều hợp đồng cũng giúp doanh nghiệp thúc đẩy nhanh quá trình ký kết, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng thời góp phần bảo vệ môi trường.

Khi các doanh nghiệp đã sử dụng công nghệ này rộng rãi cũng là thể hiện tầm nhìn cũng như sự tân tiến về công nghệ. Hơn nữa, hợp đồng điện tử có thể giúp doanh nghiệp tiếp cận, giao dịch và trao đổi thông tin với nhiều đối tác trong cùng một thời gian. Đối với các đối tác nước ngoài, thì vấn đề địa lý, múi giờ sẽ được xóa nhòa , việc kết nối sẽ được thúc đẩy nhanh chóng, hiệu quả, tận dụng tối đa mọi cơ hội trong kinh doanh.