Thời đại mới của nghề Trợ lý

Sự kiện nhằm vinh danh vai trò của những người trợ lý nói riêng và tất cả những người đang làm việc trong lĩnh vực Hành chính nói chung, đồng thời đưa ra những gợi mở cho tương lai của ngành nghề này trong bối cảnh phát triển mạnh mẽ của công nghệ số.

Chia sẻ tại buổi toạ đàm, các diễn giả cho biết, theo các tài liệu nghiên cứu, công việc trợ lý xuất hiện từ thời La Mã. Nhiệm vụ của họ chủ yếu là lo chuyện rót nước, pha trà và phụ trách công việc liên quan đến giấy tờ, văn thư. Nhưng từ sau cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu năm 2008, những biến chuyển về nhân sự tại các tập đoàn lớn đã khiến công việc này có nhiều thay đổi.

Người trợ lý lúc này đóng vai trò như “bộ não thứ hai” của lãnh đạo, phải chủ động sắp xếp, triển khai, hiện thực hoá các sáng kiến từ khi nó chỉ là ý tưởng. Theo Thạc sỹ Trần Thị Thu Hương - Trợ lý điều hành của Giám đốc vùng khu vực Châu Á - Thái Bình Dương, Tổ chức Quốc tế về Bảo tồn thiên nhiên (WWF) chia sẻ, để trở thành một trợ lý chuyên nghiệp, họ phải học và có các kỹ năng từ đơn giản như: Quản lý lịch làm việc, thu thập và quản lý thông tin, tổ chức và lên kế hoạch, có khả năng tự quyết và đảm bảo tính bảo mật cao, quản lý lịch trình công tác… cho đến những kỹ năng cao hơn như: Ngoại giao, đàm phán, quản trị nhân sự, quản lý dự án, phân tích dữ liệu hay thậm chí là chủ động hỗ trợ việc xây dựng và triển khai chiến lược… Đăc biệt, tố chất quan trọng nhất mà các trợ lý cần có đó là sự linh hoạt.

Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng nhân sự cho công việc này là rất lớn. Giám đốc Công ty TNHH TalentsAll Đàm Thị Thu Trang - một chuyên gia trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ nhân sự cho rằng, không chỉ ở Việt Nam mà trên thế giới, nhu cầu tuyển dụng vị trí Trợ lý chuyên nghiệp ngày càng tăng cao. Thậm chí một giám đốc có thể có nhiều trợ lý cho từng dự án, kế hoạch khác nhau trong lộ trình phát triển của doanh nghiệp. Theo đó, cơ hội thăng tiến trong sự nghiệp của những người làm trợ lý cũng ngày càng nhiều và được quan tâm, bồi dưỡng để trở thành thế hệ lãnh đạo kế cận hoặc nắm giữ các vị trí cao hơn ở các vai trò độc lập.

Mặc dù có nhiều thuận lợi như vậy, nhưng tính đến thời điểm này, số lượng các khoá học, chương trình giảng dạy chuyên sâu cung cấp các kỹ năng cho trợ lý ở Việt Nam vẫn còn hạn chế. Phần lớn các trợ lý đều làm việc dựa trên kinh nghiệm và kiến thức tích luỹ từ thực tế công việc. Các trợ lý chuyên nghiệp chủ yếu nâng cao chuyên môn thông qua các khoá học ở nước ngoài. Những định kiến nghề nghiệp, định kiến giới cũng là rào cản khiến nhiều trợ lý gặp không ít khó khăn khi có nguyện vọng gắn bó với nghề.

Hiện nay, Liên minh Hành chính thế giới đã nghiên cứu và công bố Bộ khung năng lực và lộ trình sự nghiệp của ngành Hành chính. PGS.TS Đào Thị Thu Giang - Chủ tịch HĐQT Công ty Cổ phần VIREX cho rằng, đây sẽ là cơ sở giúp ích cho hoạt động tuyển dụng và cơ cấu tổ chức của nhiều cơ quan, doanh nghiệp; đồng thời mở ra các cơ hội thăng tiến và tạo dựng được lộ trình sự nghiệp để những người làm trợ lý nói riêng và các nhân viên Hành chính nói chung quan tâm, phấn đấu.

Cũng trong khuôn khổ toạ đàm, cuốn sách “Trợ lý thời hiện đại” (The Modern-Day Assistant) của tác giả người Anh Lucy Brazier chính thức ra mắt phiên bản tiếng Việt. Đây là tiền đề cho sự kiện giới thiệu “Tủ sách dành riêng cho người làm trợ lý - Enlighten books” do bà Trần Thị Thu Hương và Trần Thị Kiều Anh đồng sáng lập./.