Doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) "đón sóng" AI như thế nào?

Vì sao các doanh nghiệp SME nên quan tâm đến AI?

Khi nói đến AI, chúng ta sẽ nói đến những ứng dụng AI cũng như cách đào tạo AI nên thông minh hơn thay vì nói đến việc tạo ra một con AI riêng.

Khi nói đến những lý do mà SME cần đặc biệt quan tâm đến AI thì cần nhìn thẳng vào những cơ hội và thách thức thực tế mà SME gặp phải. Thách thức mà SME thường xuyên gặp phải đó là các vấn đề về vận hành không ổn định, phụ thuộc vào con người bởi ít được chuẩn hóa, khó có thể thu hút được nhân sự và gần như là không có khả năng tiếp cận các dự án tư vấn bởi vấn đề về ngân sách. Mặc dù vậy thì SME có tốc độ xoay chuyển và ứng biến rất nhanh, được ví như xương sống của nền kinh tế.

Ở trong khu vực (bao gồm cả Việt Nam), theo số liệu thống kê cho thấy SME luôn chiếm tỷ trọng cao từ 93-98% số lượng các doanh nghiệp trong nền kinh tế. Chính vì thế mà càng nhiều doanh nghiệp SME tiên phong ứng dụng AI thành công thì sẽ càng tạo ra được khả năng bứt phá lớn cho nền kinh tế. Dù vậy thì trước khi nói đến làm sao để cho SME áp dụng AI thành công thì cũng có những lý do chính, cụ thể để cho SME suy nghĩ về ứng dụng AI tại doanh nghiệp của mình. 

Đầu tiên, giảm lãng phí doanh nghiệp: Có rất nhiều công việc không tên không tạo ra được giá trị (non-value added) thường thì vẫn phải có ai đó làm. Và ai đó có thể là nhân viên admin, trợ lý hoặc là CEO. Khi mà sử dụng AI phù hợp thì ngay lập tức ⅔ công việc không tên sẽ biến mất. 

Lấy ví dụ, cần kiểm tra lại hợp đồng song ngữ sau khi chỉnh tiếng Việt xong, bản tiếng Anh dịch có tốt không? Làm một poster, vài kịch bản nội dung để đăng Facebook? Làm một hướng dẫn cho các nhân viên về quy định an toàn khi đi vào khu vực đang thi công? Những công việc này dễ dàng thực hiện với các ứng dụng AI. Đến thời điểm hiện tại, đã có hàng nghìn ứng dụng AI đã được ra đời và phục vụ cho người tiêu dùng.

Thứ hai, giảm khoảng cách về nguồn nhân lực: Chúng ta cũng cần thực tế đó là SME gần như không có khả năng tuyển dụng các nhân sự ngôi sao hoặc là tiếp cận được với các chuyên gia tư vấn hàng đầu. Chính vì thế mà AI chính là một cách tiếp cận được các kiến thức vận hành, quản trị doanh nghiệp chuyên sâu. Đặc biệt là khi mà custom GPT ra đời đã cho phép nhiều các chuyên gia sâu trong các lĩnh vực tự tạo ra AI riêng.

Ví dụ như trường hợp lỗi sản phẩm xảy ra và doanh nghiệp chưa biết cách nào để xử lý. Lúc này, doanh nghiệp có thể cung cấp dữ liệu, mô tả và hình ảnh để cho AI có thể đưa ra các hướng dẫn xử lý dựa vào phân tích số liệu, hình ảnh hiện trường cũng như thông tin được cung cấp. Việc này cũng tương tự như doanh nghiệp có riêng một chuyên gia vận hành cao cấp tại chính doanh nghiệp của mình.

Thứ ba, tinh gọn vận hành và tăng trải nghiệm cho khách hàng: Theo đó, AI có thể thay thế được rất nhiều công việc lặp đi lặp lại khi mà AI được cho tài nguyên cũng như được dạy học. AI sẽ thay thế việc tương tác với khách hàng và nhân khả năng tiếp cận khách hàng lên. Đương nhiên thì khả năng tăng doanh thu cũng lên theo. Và những công tác như đào tạo, kiểm tra năng lực, kiểm tra về kết quả công việc, kiểm tra chất lượng cũng sẽ được AI dễ dàng hơn trong việc thực hiện thay cho việc cần phải nuôi một đội ngũ.

Dẫn chứng như, nếu có những sản phẩm mới, thay vì phải đi đào tạo nhiều lần cho nhân sự bán hàng thì AI sẽ giúp cho doanh nghiệp có thể tạo ra được nhiều cách đào tạo, nhiều phiên bản đào tạo khác nhau để có thể phù hợp với các trình độ khác nhau, người học hỏi cũng có thể học bất kỳ lúc nào thay vì đào tạo tập trung như cách truyền thống.

Thứ tư, Ai có thể giúp cho SME tăng trưởng bằng cấp số nhân thay vì tăng trưởng mở rộng quy mô như truyền thống. Những SME luôn có khả năng linh hoạt thay đổi và đó cũng chính là điểm mạnh của họ. Điểm mạnh đó sẽ được nhân lên khi mà có cơ hội kinh doanh mới mà các doanh nghiệp lớn khó bắt kịp. Mặc dù vậy, nếu như cách làm truyền thống, doanh thu tăng kèm với việc phải tăng những hoạt động vận hành thì với AI sẽ giúp cho các doanh nghiệp SME có thể tăng trưởng nhân rộng hơn.

Dẫn chứng cụ thể, khi có đơn hàng phát sinh số lượng nhiều, đối với cách truyền thống thì chúng ta cần nhiều người hỗ trợ khách hàng chốt đơn hơn, nhiều việc vận hành cũng như điều chỉnh phải thực hiện bằng con người. Theo đó, AI sẽ giúp cho SME phục vụ rất nhanh một số lượng lớn khách hàng và có thể thực hiện việc điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng, cho khách hàng xác nhận việc thanh toán. Như thế thì nút tắc đầu vào được giải quyết và SME cũng sẽ chỉ cần tập trung vào năng lực sản xuất/thực hiện dịch vụ. Lĩnh vực coach giảm cân, coach sức khỏe chính là ví dụ dễ thấy.

Ví dụ: Khi có đơn hàng phát sinh số lượng nhiều, với cách truyền thống, chúng ta cần nhiều người hỗ trợ khách hàng chốt đơn hơn, nhiều việc vận hành/điều chỉnh phải thực hiện bằng con người. AI sẽ giúp SME phục vụ rất nhanh một số lượng lớn khách hàng và có thể thực hiện điều chỉnh dịch vụ theo nhu cầu của khách hàng và cho khách hàng xác nhận thanh toán. Như vậy, nút tắc đầu vào được giải quyết và SME sẽ chỉ cần tập trung vào năng lực sản xuất/thực hiện dịch vụ. Lĩnh vực coach giảm cân, coach sức khỏe là ví dụ dễ thấy để có thể nhân tư vấn viên lên nhanh chóng, ít có sai sót hơn.

SME gặp vướng mắc khi khi ứng dụng AI?

Có thể thấy, trong tất cả các sự dịch chuyển về kinh doanh thì tư duy chính là yếu tố đầu tiên và khó khăn nhất. Tuy duy sợ khó và sợ thay đổi, tư duy ổn định chính là những điểm sẽ cản trở SME trong việc áp dụng AI. Sau tư duy thì những điểm vướng tiếp theo đó là:

Thắt cổ chai tại CEO/founder: Đối với SME, thường thì người bắt đầu hành trình thay đổi đó chính là CEO (hoặc founder) tuy nhiên dù có ý chí cao, tư duy tốt thì năng lực, kiến thức, thời gian của CEO là có hạn và không dễ để cho họ có cách tiếp cận bài bản, có thể truyền tải được xuống cấp dưới.

Nhân sự của SEM khó khăn khi tiếp cận những thay đổi lớn như AI: Chúng ta cũng cần phải nhìn vào thực tế đó là các nhân sự có trình độ, bằng cấp cao sẽ có xu hướng đầu quân cho các doanh nghiệp lớn đối với môi trường làm việc cũng như mức lương được xem là tốt hơn. Chính vì thế, nếu như hiện trạng nhân sự SME không có nhiều người có cho mình được nền tảng kiến thức tốt (về chuẩn hóa, quản trị, tư duy đưa ra quyết định trên số liệu) thì sẽ chính là điểm cản trở.

Đầu tư tài chính: Những khóa học ứng dụng AI tốt nhất hiện nay dành cho các CEO và lãnh đạo đa phần là ở Mỹ và được trực tiếp giảng dạy bởi các hiệp hội và chuyên gia trong lĩnh vực AI. Và đây cũng chính là rào cản cho SME. Chưa đủ tinh gọn cũng như chuẩn hóa để bắt đầu áp dụng AI: Có thể thấy, AI chính là liều thuốc thần tốc tuy nhiên chỉ khi doanh nghiệp đã có nền tảng cơ bản về tinh gọn cũng như chuẩn hóa. Còn không thì doanh nghiệp vẫn phải trải qua bước chuẩn hóa, tinh gọn. Lý do dễ hiểu là khi chưa chuẩn hóa và không có cơ sở để đào tạo AI. Khi mà chưa tinh gọn thì sau khi xây dựng AI để hỗ trợ một quy trình vận hành rườm rà và nhiều lãng phí thì được gọi là làm cho đúng những việc đang làm sai.

Đẻ bắt tay ứng dụng AI, doanh nghiệp SME cần làm gì?

Xuất phát từ các lãnh đạo thì hãy áp dụng mô hình quản trị sự thay đổi bản thân ADKAR để bắt đầu. Mô hình ADKAR chính là một mô hình quản lý thay đổi gồm có 5 khối xây dựng: Awareness (nhận thức), Desire (mong muốn), Knowledge (kiến thức), Ability (khả năng) và Reinforcement (gia cố). Trong đó, đầu tiên là chúng ta tăng nhận thức qua quá trình chủ động tiếp cận: nhìn thấy người khác làm, nhìn thấy ứng dụng của AI hỗ trợ cho quá trình kinh doanh như thế nào và hiện nay có những ứng dụng AI tuyệt vời thế nào?

Và câu chuyện “ai lấy miếng pho mát của tôi” sẽ là một câu chuyện ngắn mà những CEO nên học hỏi để xem mình đang là nhân vật nào ở trong câu chuyện này. 

AI + những tri thức vận hành xuất sắc đã có sẵn và không có gì là bí mật hay là ai đó giấu diếm những tri thức này. Mặc dù vậy, hiện nay các tri thức này đang được xuất bản, dạy bằng tiếng Anh. Đó chính là rào cản cho việc mà các CEO đi học. Vậy thì lời khuyên đó chính là hãy tìm một chương trình AI+ vận hành bằng tiếng Việt của chuyên gia uy tín để học.

Dẫn dắt sự thay đổi doanh nghiệp: Đây chính là sự cam kết của lãnh đạo và nhóm tinh hoa. Theo đó, hãy bắt đầu bằng việc tạo ra một nhóm ưu tú thích thú với việc tìm hiểu cũng như ứng dụng AI. Hãy hỗ trợ họ để có được những thay đổi ban đầu cho doanh nghiệp.

Cuối cùng chính là SME sẽ gặp nhiều khó khăn, tuy nhiên SME cũng đứng trước cơ hội lớn để có thể vươn lên và thậm chí là thay đổi luôn ngôi vương ở trong ngành nghề của mình bằng AI. AI xuất hiện đem đến nhiều cơ hội kinh doanh bình đẳng cho các doanh nghiệp./.