Cơ cấu tổ chức ma trận: Mô hình triển vọng khi thiết kế bộ máy quản trị

Cơ cấu ma trận là loại cơ cấu quản trị hiện đại, hiệu quả. Cách tổ chức theo ma trận mang lại triển vọng lớn cho nhiều tổ chức trong điều kiện môi trường kinh doanh hay xã hội thay đổi với nhiều yếu tố bất định. Đây là mô hình được nhiều nhà quản trị quan tâm khi thiết kế bộ máy quản trị của tổ chức.

Đặc điểm

Cơ cấu tổ chức ma trận là loại cơ cấu dựa trên hệ thống quyền lực và hỗ trợ nhiều chiều. Cơ cấu ma trận có hai tuyến quyền lực là tuyến chức năng hoạt động theo chiều dọc và tuyến sản phẩm hay cơ sở hoạt động theo chiều ngang.

Dòng truyền thông lưu chuyển theo hướng xuống và ngang trong tổ chức. Trong cơ cấu này, xuất hiện người chịu trách nhiệm phối hợp các bộ phận và phân chia quyền lực với các nhà quản trị theo chức năng.

Ban đầu, thiết kế ma trận xuất hiện trong ngành hàng không. Các công ty hàng không khổng lồ như Lockheed, General Dynamics xây dựng cơ cấu tổ chức này vì mỗi phần việc quan trọng có yêu cầu tình huống và kỹ thuật riêng, cách thức tổ chức đơn thuần theo phòng ban không thể giải quyết hiệu quả công việc.

Dần dần, cơ cấu ma trận được áp dụng cho các công ty cùng lúc thực hiện nhiều dự án hay sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau. Nó phát huy hiệu quả nhất khi công ty cần tập trung nỗ lực đáp ứng những yếu tố tác động từ bên ngoài, khi gặp phải áp lực về chia sẻ nguồn lực, hoặc cần năng lực xử lý thông tin cao.

Điểm mấu chốt làm cho cơ cấu ma trận phát huy tác dụng là sự rõ ràng trong mối quan hệ quyền hạn giữa các cán bộ quản trị và cơ chế phối hợp. Do được xây dựng trên cơ sở kết hợp cơ cấu trực tuyến và chương trình mục tiêu, các nhà quản trị theo chức năng và theo sản phẩm đều có vị thế ngang nhau. Họ chịu trách nhiệm báo cáo cho cùng một cấp lãnh đạo và có thẩm quyền ra quyết định thuộc lĩnh vực mà họ phụ trách.

Nhân viên trong tổ chức chịu sự lãnh đạo của cả giám đốc bộ phận chuyên môn lẫn giám đốc dự án. Giám đốc dự án quyết định nội dung và thời gian phải triển khai các chương trình cụ thể, còn giám đốc bộ phận chuyên môn hay lãnh đạo trực tuyến thì quyết định ai sẽ thực hiện và thực hiện như thế nào công việc này hoặc công việc khác.

Để hình thành cơ cấu tổ chức ma trận, khi xác định cơ cấu theo chiều ngang, cần phải lựa chọn và bổ nhiệm người quản trị chương trình, dự án và cấp phó theo năng lực và quan hệ phù hợp; còn theo chiều dọc thì bố trí những người có tinh thần trách nhiệm và trình độ chuyên môn cao. Sau đó, tổ chức kết nối các mối liên hệ và luồng thông tin.

Lợi thế và bất lợi

Trong mô hình tổ chức theo truyền thống, một công việc thường được xử lý theo cách phân mảnh ra các đơn vị chức năng, như sản xuất và tiếp thị, không có người chịu trách nhiệm chung, dòng thông tin truyền đạt tăng về số lượng nhưng giảm về hiệu quả.

Thiết kế ma trận giúp tăng cường sự phối hợp, đặt nhà quản trị vào vị trí tốt để kết hợp nhiều khía cạnh tương tác, cả bên trong và bên ngoài tổ chức. Ưu điểm của cơ cấu tổ chức loại này là giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên, bằng cách giao cho cấp quản trị trung gian quyền ra quyết định, trong điều kiện vẫn duy trì sự thống nhất giữa công tác phối hợp và kiểm tra những quyết định chủ chốt ở cấp trên.

Mặt khác, cơ cấu này bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sử dụng các nguồn lực khi thực hiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức. Nó xóa bỏ những khâu và cơ cấu trung gian trong việc quản lý các chương trình về mặt nghiệp vụ, đồng thời tăng cường trách nhiệm cá nhân của người lãnh đạo đối với chương trình nói chung cũng như với từng yếu tố của chương trình.

Các nhà quản trị có thể linh hoạt điều động nhân sự giữa các bộ phận, tiếp nhận kiến thức chuyên sâu về các loại sản phẩm, dự án, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức, cũng như có thể áp dụng các biện pháp quản trị hiện đại. Cơ cấu ma trận còn tạo điều kiện tận dụng nhân lực thông qua việc phân bổ và sử dụng một cách có hiệu quả các chuyên gia.

Tuy nhiên, cơ cấu này còn một số hạn chế. Thiết kế ma trận vi phạm nguyên tắc truyền thống về thống nhất điều khiển hay chỉ huy, chẳng hạn một vị trí như kỹ sư có hai người giám sát cùng lúc là giám đốc bộ phận và giám đốc thiết kế kỹ thuật.

Đôi khi, tình trạng đó có thể gây ra sự đấu tranh quyền lực và mâu thuẫn lợi ích, thậm chí xung đột. Chỉ có truyền thông thường xuyên và toàn diện giữa các nhà quản trị chức năng và nhà quản trị bộ phận mới có thể giảm thiểu các vấn đề này.

Đó là chưa nói đến tình trạng tồn tại khoảng cách thẩm quyền (authority gap), khi các nhà quản trị dự án phải hoàn thành dự án trong điều kiện thiếu thẩm quyền trực tuyến, nhiều khi buộc phải sử dụng các kỹ năng thương lượng, thuyết phục hay năng lực kỹ thuật ngoài ý muốn.

Hơn nữa, đây là một loại hình phức tạp, có thể làm phát sinh một số chi phí không lường trước. Để áp dụng hiệu quả mô hình này, các nhà quản trị cần có năng lực thích nghi và đối phó các vấn đề nhân sự, kỹ thuật một cách hiệu quả khi buộc phải thay đổi linh hoạt cơ cấu tổ chức.

Theo Doanh nhân Sài Gòn