Ứng dụng giải pháp văn phòng thông minh nâng cao chất lượng sản xuất cho doanh nghiệp

Uứng dụng văn phòng thông minh là xu thế tất yếu hiện nay

Theo nghiên cứu từ BlueWeave Consulting, thị trường văn phòng phẩm và thiết bị văn phòng Việt Nam đạt giá trị 487,1 triệu USD vào năm 2022 và dự kiến tiếp tục đạt 512,4 triệu USD vào năm 2027. Đây là một ngành hàng có tiềm năng phát triển lớn tại Việt Nam, với tỷ lệ tăng trưởng kép hàng năm ước tính đạt 6,2% trong giai đoạn 2021-2027.

Cũng vì sự tăng trưởng ấn tượng đó mà theo thời gian, các sản phẩm bắt buộc phải phát triển và thay đổi theo xu hướng, yêu cầu của người tiêu dùng. Sản phẩm của các nhà sản xuất phải cạnh tranh nhau từ công dụng, hình dáng, mẫu mã cho đến chất lượng, giá cả. Điều này cũng là chất xúc tác cho các doanh nghiệp nước ngoài đang có kế hoạch tiếp cận thị trường Việt Nam.

Ông Nguyễn Tuấn Minh, Chủ tịch Hiệp hội máy văn phòng Việt Nam (VOMA) tại triển lãm Quốc tế về Giải pháp văn phòng thông minh, Thiết bị, Máy và Văn phòng phẩm (VietOffice 2024) diễn ra sáng ngày 22/5 cho biết, là một lĩnh vực quen thuộc, văn phòng phẩm được định hình với những sản phẩm phục vụ cho học tập và công việc văn phòng hàng ngày, ví dụ như: bút, viết, tập vở, kéo... Tuy nhiên, hiện nay, định nghĩa về văn phòng phẩm ngày càng thay đổi và mở rộng để đáp ứng tối đa nhu cầu thực tế của thị trường.

Theo đó, ngoài những vật dụng văn phòng phẩm truyền thống, các thiết bị máy móc giá trị từ vừa đến cao cấp như máy in laser, máy photocopy, máy chiếu, máy ép plastic… chuyên dùng trong các doanh nghiệp, cơ quan công sở trở thành trụ cột đưa doanh số ngành tăng trưởng mạnh mẽ.

Dự báo trong giai từ 2023 đến 2029, quy mô thị trường cung ứng và văn phòng phẩm Việt Nam dự kiến sẽ có tốc độ tăng trưởng kép hàng năm (CAGR) là 8,37%, đạt giá trị 316,41 triệu USD vào năm 2029.

Theo đó, VietOffice 2024 là cơ hội để các doanh nghiệp trong nước và quốc tế hợp tác thương mại, phát triển đối tác, khách hàng, trao đổi, chia sẻ kinh nghiệm và nắm bắt cơ hội kinh doanh nhanh chóng, tạo sự phát triển bền vững cho các doanh nghiệp trong ngành máy móc thiết bị văn phòng.

Sự tăng trưởng của ngành tỷ lệ thuận với mức độ gia tăng số lượng doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng quá trình phát triển cơ sở hạ tầng ở Việt Nam. Để thúc đẩy ngành này, điều quan trọng là cần có các điểm tựa, trong đó có các sự kiện xúc tiến thương mại.

"Tôi mong rằng các nhà sản xuất, kinh doanh thiết bị máy văn phòng, văn phòng phẩm trong nước và quốc tế sẽ có điều kiện tìm hiểu thị trường, đối tác, liên doanh, liên kết, đầu tư, nhằm góp phần vào việc phát triển mạnh hơn nữa trao đổi thương mại, hợp tác song phương và đa phương trong lĩnh vực thiết bị văn phòng, mang lại những sản phẩm tốt – dịch vụ tốt – giải pháp tốt để người tiêu dùng Việt Nam có nhiều sự lựa chọn hơn nữa". Ông Nguyễn Tuấn Minh nhấn mạnh.

Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ cho văn phòng số

Văn phòng số là một thuật ngữ được sử dụng để miêu tả một môi trường làm việc hoàn toàn dựa trên môi trường số. Mô hình này sẽ bao gồm các thiết bị điện tử như máy tính, điện thoại thông minh,… kết nối với phần mềm thông qua Internet để quản lý, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc, giảm thiểu thời gian và chi phí cho các hoạt động văn phòng truyền thống.

Văn phòng số là nền tảng công nghệ cho phép doanh nghiệp làm việc từ xa, và kết nối với đồng nghiệp và khách hàng bất kỳ lúc nào và ở bất kỳ đâu, giúp nâng cao tính linh hoạt và tăng năng suất làm việc. Giải pháp này cung cấp đầy đủ công cụ mà nhà quản lý và nhân viên cần sử dụng để hoàn thành công việc bao gồm quản lý dự án, quy trình, giao tiếp, truyền thông xã hội, lưu trữ dữ liệu,… 

Một số ứng dụng công nghệ hiện nay cho văn phòng số có thể kể đến như hệ thống lưu trữ đám mây, với các nền tảng như Google Apps hay Microsoft Office 365 được xem là ứng dụng tiêu biểu hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi không gian làm việc số. Những nền tảng này cho phép người dùng truy cập dữ liệu nội bộ ở kỳ đâu, miễn là kết nối Internet.

Tiếp đến là văn phòng họp ảo, app họp trực tuyến để giao tiếp, học tập và làm việc. Vì vậy, Zoom Meeting, Microsoft Teams, Google Meet, Go To Meeting không còn xa lạ với tất cả mọi người. 

Việc áp dụng mô hình văn phòng số giúp dữ liệu được đồng nhất trên một nền tảng trực tuyến. Việc truy cập hay xử lý, thao tác trên dữ liệu cũng từ đó mà dễ dàng, nhanh chóng. Tất cả dữ liệu đều được cập nhật lên hệ thống. Như vậy, mọi nhân viên đều có thể thấy cũng như tiếp tục công việc thao tác, xử lý dữ liệu một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó, việc áp dụng mô hình văn phòng số giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian do không phải thực hiện quy trình thủ công, xét duyệt nhiều cấp, hay ký tá trực tiếp. Việc truy xuất tìm kiếm và lưu trữ dữ liệu cũng được thực hiện nhanh chóng. Từ đó tối ưu được nguồn nhân lực tiết kiệm được chi phí vận hành./.